Sifat Informasi

Telah banyak diketahui bahwa komunikasi itu sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor diantaranya orang yang berkomunikasi, motivasinya, latar belakang pendidikannya, dan prasangka-prasangka pribadinya. Sifat informasi sangat dipengaruhi oleh jumlah besar sedikitnya informasi yang diterima, cara penyajian dan pemahaman informasi, dan proses umpan balik. Berikut ini ada tiga faktor yang mempengaruhi informasi :

1.      Kelebihan informasi (Overload).

Hal ini merupakan suatu keadaan bahwa besarnya jumlah informasi yang diterima akan banyak mempengaruhi jalannya komunikasi. Muatan informasi yang berlebihan lebih condong menimbulkan reaksi-reaksi yang negatif terhadap komunikasi. Berikut tujuh reaksi terhadap kelebihan muatan informasi :

a.       Orang-orang akan gagal dalam memperhitungkan informasi.

b.      Banyak membuat kesalahan.

c.       Menunda atau menumpuk pekerjaan (delaying or queuing).

d.      Penyaringan (Filtering).

e.       Seseorang cenderung menangkap informasi pada garis besarnya saja.

f.       Menugaskan atau melemparkan tugas kepada orang lain untuk menghadapi kelebihan beban informasi ini.

g.      Kesengajaan untuk menghindari informasi yang datang.

2.      Pengertian.

Informasi yang datang sangat dipengaruhi oleh pengertian dan pemahaman penerima informasi. Pengertian dari kedua pihak sangat menentukan terjadinya hakikat informasi tersebut. Ketidaksamaan pengertian antara penerima dan pengirim informasi akan menimbulkan kegagalan berkomunikasi. Pesan yang disampaikan dalam proses komunikasi diwujudkan melalui lambang-lambang tertentu. Lambang-lambang ini diperkirakan dapat menggugah dan merangsang indera manusia (penglihatan dan pendengaran) yang terlibat dalam proses komunikasi tersebut. Simbol-simbol atau lambang dalam komunikasi tersebut pada umumnya berupa kata-kata, gambar-gambar dan tindakan-tindakan isyarat seperti gerakan, anggukan, gerakan mata, mengangkat alis dsb. Gagalnya komunikasi dalam suatu organisasi tertentu dapat dilihat dari :

a.       Apakah tujuan dari pesan yang disampaikan itu tercapai atau tidak.

b.      Apakah alat komunikasi atau bahan-bahan keterangan yang sudah dilambangkan kedalam simbol-simbol itu mengantar ppesan atau tidak.

c.       Apakah penerima pesan dapat memahami apa yang dipesankan atau tidak.

3.     Umpan balik (feedback).

Umpan balik adalah suatu cara untuk menguji seberapa jauh informasi yang dikomunikasikan itu dimengerti. Umpan balik juga berarti suatu proses laporan tentang apa yang dikatakan oleh pengirim, dan atau tidak membentuk pengertian pada penerima. Berikut ini merupakan karakteristik umpan balik yang efektif untuk mengenali proses komunikasi antar orang pada suatu organisasi tertentu.

a.       Intensi

Umpan balik akan efektif jika diarahkan secara langsung untuk menyempurnakan pelaksanaan pekerjaan dan lebih menjadikan pegawai sebagai harta milik organisasi yang paling berharga.

b.      Kekhususan (specificity)

Umpan balik yang efektif dirancang untuk membekali penerima dengan informasi yang khusus sehingga mereka mengetahui apa yang seharusnya dikerjakan untuk suatu situasi yang benar.

c.       Deskriptif

Ini berarti, hendaknya dihindari memberi umpan balik yang bersifat menilai atau mengevaluasi, tetapi lebih ditekankan memberikan penjelasan mengenai pelaksanaan pekerjaan dan dalam bahasa yang objektif.

d.      Kemanfaatan

Karakteristik ini meminta agar setiap umpan balik mengandung informasi yang dapat dipergunakan oleh pegawai untuk memperbaiki dan menyempurnakan pekerjaannya.

e.       Tepat waktu

Umpan balik akan efektif jika terdapat pertimbangan-pertimbangan yang memperhitungkan faktor waktu yang tepat. Ada semacam aturan, semakin segera umpan balik diberikan adalah semakin baik.

f.       Kesiapan

Agar umpan balik bisa efektif, para pegawai hendaknya mempunyai kesiapan untuk menerima umpan balik tersebut.

g.      Kejelasan

Umpan balik bisa efektif jika dapat dimengerti secara jelas oleh penerima. Suatu cara yang baik untuk mengetahui hal ini ialah dengan membuktikan secara langsung dengan meminta penerima untuk menyatakan secara pokok-pokok apa yang telah dibicarakan bersama.

h.      Validitas

Agar suatu umpan balik dapat efektiif, maka umpan balik tersebut hendaknya dapat dipercaya dan sah (reliable and valid).